Alles, was Ihr Vorstand für die Entscheidung braucht.
Kosten, Datenschutz, Haftung, Zeitplan und Ansprechpartner. Auf zwei Seiten ausdruckbar, damit Sie damit in die Sitzung gehen können.
Das Kerndokument: Das Vorstands-Dossier fasst alles auf zwei Seiten zusammen - das Modell, die Datenschutzfragen, Haftung, Aufwand für den Verein, Ablauf und einen fertigen Beschlussvorschlag für das Sitzungsprotokoll. Dossier öffnen und ausdrucken.
Was der Verein konkret davon hat.
| Wer | Was sich konkret ändert | Wirkung |
|---|---|---|
| Trainer | Anwesenheit wird direkt am Platz erfasst, nicht am Sonntagabend zu Hause. Absagen sind vor dem Aufwärmen sichtbar. Funktioniert auch ohne Empfang. | Weniger Papierkram pro Einheit |
| Jugendleitung | Ein System statt Zettel, Excel-Listen und mehreren Gruppenchats. Weniger Rückfragen, weil Eltern die Termine selbst sehen. | Spürbar weniger Koordination pro Woche |
| Vorstand | Mitglieder- und Kinderdaten werden dokumentiert und nachvollziehbar verarbeitet statt in privaten Messengern. Auftragsverarbeitung vertraglich geregelt. | Rechtssicherheit statt Grauzone |
| Eltern | Alle Termine der Kinder in einem Kalender, auch bei mehreren Kindern. Absage mit einem Tipp. Für Familien kostenlos. | Höhere Trainingsbeteiligung |
Trainer
Jugendleitung
Vorstand
Eltern
Was die Jugendleitung sieht.
Mitglieder, Gruppen, Termine, Beiträge und offene Zahlungen an einer Stelle. Im Browser, ohne Installation.
Die Fragen, die der Vorstand stellen muss.
Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich?
Der Verein bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Kinovo verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag des Vereins und nur zu den vereinbarten Zwecken.
Brauchen wir dafür einen Vertrag?
Ja, ohne Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geht es rechtlich nicht, und erstellen müssen ihn wir. Wir erarbeiten ihn gerade mit unseren Gründungsvereinen. Er liegt Ihnen auf Deutsch vor, bevor die ersten Mitgliederdaten zu uns kommen.
Wo liegen die Daten?
In einem Rechenzentrum innerhalb der EU, damit voll unter der DSGVO. Keine Übermittlung in Drittstaaten, verschlüsselte Übertragung und Speicherung. Welcher Anbieter und welcher Standort genau, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag. Details auf der Sicherheitsseite.
Wer im Verein sieht welche Daten?
Rollen- und Rechtekonzept: Trainer sehen nur die eigene Mannschaft, die Jugendleitung den Nachwuchsbereich, Eltern ausschließlich das eigene Kind. Der Verein vergibt die Rollen selbst.
Was passiert beim Austritt eines Mitglieds?
Löschung der personenbezogenen Daten nach dem vereinbarten Zeitraum. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Vereins bleiben davon unberührt.
Was passiert, wenn es Kinovo einmal nicht mehr gibt?
Der Verein kann jederzeit selbst alle Daten in einem gängigen Format exportieren, ohne unsere Mitwirkung. Diese Funktion ist nicht an unseren Fortbestand gebunden.
Welche Unterlagen bekommen wir?
Auftragsverarbeitungsvertrag, Muster-Einwilligung für Eltern, Vorlage für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und ein Elterninformationsblatt zum Aushang. Alles auf Deutsch und vollständig, bevor Daten zu uns kommen. Details auf der Sicherheitsseite.
Was es den Verein an Zeit kostet.
Der häufigste unausgesprochene Einwand ist nicht der Preis, sondern die Sorge vor Arbeit. Deshalb hier offen aufgelistet.
| Schritt | Wer im Verein | Aufwand |
|---|---|---|
| Vorgespräch und Zieldefinition | Jugendleitung | einmalig 30 Minuten |
| Bestehende Mitgliederliste bereitstellen | Schriftführung | einmalig rund 1 Stunde |
| Datenübernahme, Einrichtung, Rollen anlegen | Kinovo | kein Aufwand für den Verein |
| Einschulung der Trainer vor Ort am Sportplatz | Trainer | 15 Minuten je Person |
| Elterninformation versenden | Jugendleitung | 30 Minuten, Vorlagen kommen von uns |
| Laufender Betrieb | Jugendleitung | rund 15 Minuten pro Monat |
| Gesamtaufwand im ersten Monat | rund 3 Stunden |
Ablauf nach einem positiven Beschluss.
Woche 1
Vertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnen.
Woche 2 bis 3
Datenübernahme durch uns, danach Start mit einer Mannschaft. Wir sind beim ersten Training persönlich am Platz.
Woche 6
Auswertung nach vier Wochen, dann entscheidet der Verein über die Ausrollung.
Während der Testphase kann der Verein jederzeit ohne Kosten und ohne Frist aussteigen.
Sprechen Sie direkt mit einem Verein, der Kinovo nutzt.
Das stärkste Argument ist nicht unsere Website, sondern ein Anruf bei jemandem, der es täglich benutzt.
Kinovo ist in der Pilotphase. Sobald unsere Gründungsvereine eine Saison gelaufen sind, vermitteln wir Ihnen gerne ein Referenzgespräch - inklusive der Dinge, die nicht auf Anhieb funktioniert haben.
Bis dahin gilt: Fragen Sie uns alles, was Sie wissen wollen. Was wir noch nicht können, sagen wir.
Bereit für die Vorstandssitzung?
Nehmen Sie das Dossier mit. Zwei Seiten, ausdruckbar, mit fertigem Beschlussvorschlag.
Lieber telefonisch? +43 664 75477100 - Christoph geht selbst ran.